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索引号: JZ08213-0301-2018-0005 信息分类: 通知公告 
发布机构: 档案局 生成日期:
2018/07/10
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平遥县档案局关于印发《平遥县机关、团体、企事业单位档案管理规范》的通知

为了加强县直机关、团体、企事业单位(以下简称各单位)的档案业务建设,逐步实现档案工作规范化,不断提高科学管理水平,有效地为各项工作服务和为国家积累档案史料,根据《档案法》的有关规定和我县档案管理的具体实际,制定本规范。

一、各单位档案工作的职责任务

1、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、和归档工作进行监督和指导。

2、集中统一管理各种门类和载体的档案,积极提供利用,为各项工作服务。

3、在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

4、按规定向县档案馆移交应进馆的档案。

5、办理其它有关的档案业务工作。

二、各单位档案工作的组织机构

各单位行政一把手是档案工作的第一责任人,并确定一名领导具体分管此项工作。成立档案室,配备专职档案员。设立股室的单位,以股室确定专兼职档案管理人员。

三、各单位要把档案工作列入本单位发展规划和年度工作计划,保证档案事业所需经费。

四、各单位应当建立档案归档、保管、保密、利用制度和档案员岗位责任制度。

(一)、档案归档制度

1、归档范围:

(1)、上级机关、同级机关制发的需要本机关贯彻执行的各种文件材料。

(2)、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的各种门类和载体的文件材料。

(3)、下级机关报送的重要文件材料。

(4)、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

2、归档要求:

(1)文件材料归档要按照《档案法》第三章第十条规定执行。即:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。

(2)归档的文件材料必须收集齐全、完整,准确地反映其工作的真实内容和历史过程。要按照文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,正确区分保存价值,分门别类进行整理。

(3)凡是向档案机构或档案工作人员移交的各种门类的档案,必须编制《案卷目录》、《归档文件目录》等各种规范的检索工具。

(4)归档时交接双方必须履行交接手续,填写交接清单,交接双方在清单上签字,永久保存,以备查考。

3、归档份数

本单位发文一般归档两份,其中一份归入相应门类档案,另一份编制“本单位发文汇集”。

基建档案本单位必须保存一套原件。

电子档案脱机保存三套,一套封存保管,一套供查阅利用,一套异地保管。

其他各类档案均归档一份。

4、归档时间:

(1)、文书档案、声像档案、荣誉实物档案在档案形成的次年六月底前立卷归档完毕。

(2)、会计档案在有关会计部门保存一年后向本单位档案机构或档案工作人员移交。其他专门档案按有关规定执行。

(3)、科技档案于一项基建工程、一个科研课题或其他技术项目,在完成或告一段落后,及时整理立卷,向本单位档案机构或档案工作人员移交。购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应及时交本单位档案机构或档案人员管理。

(二)、档案安全保管制度

1、各单位应根据保存档案的数量设置必须的档案专用库房和柜架。新建办公用房,应把档案部门的用房列入基建计划,库房必须坚固,配备防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设施。

2、档案人员必须保护、保管好档案,对各类档案进行科学分类、排列、编号、上架,排放有序。

3、档案人员应定期检查档案保管情况,发现档案破损或字迹褪变,要及时修补、复制,保证档案的安全完整。

4、档案库房是机要重地,非档案人员严禁入内。

5、档案库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品,要保持整洁。

(三)、档案保密制度

1、档案是国家的宝贵财富。档案部门和工作人员必须严格遵守有关法规和制度,履行保密手续,确保档案的安全。

2、凡是利用档案,必须由档案人员提供,任何人不得直接动用。

3、查阅涉密档案,须经有关部门负责人批准。

4、未经领导批准,任何人不得私自将档案带出档案室。档案工作人员不得私自摘抄、复制具有保密性质的档案内容。

(四)、档案利用制度

1、档案人员要熟悉所藏档案的情况,主动了解单位各项工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。

2、凡利用者都应按规定凭个人身份证或单位介绍办理查阅手续,并填写《档案查借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》。

3、因特殊情况需借阅档案时,需经有关领导批准,填写《档案查借阅登记簿》,不得删改、涂写、拆损案卷,阅后要及时归还。

(五)、 档案统计制度

1、档案室要建立档案工作统计台帐,认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、保管的数量、状况的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

2、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

3、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表,统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

(六)、档案鉴定销毁和移交制度

1、各单位应根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,制定本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,定期对档案进行鉴定,准确地判定档案的存毁。

2、档案的鉴定工作,应在单位分管负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组,按规定进行。

3、销毁失去保存价值的档案,由鉴定小组写出鉴定报告,报机关分管负责人批准。对经过鉴定、确认已失去保存价值的档案,由鉴定小组写出销毁报告,编制销毁清册,及时进行销毁。

4、各机关、团体、事业单位,根据《档案法》规定,将在本单位保存满10年的属于永久、30年保存的各种门类的档案,向县档案馆移交,业务档案有特殊规定的按规定执行。破产改制企业的档案按照有关规定,向主管部门或县档案馆移交。

5、机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位,未办手续者不得调动。

(七)、 档案员岗位责任制

1、认真学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》,做到遵法、守法、依法治档。按照《档案法》的有关规定,做好本单位的档案工作。   

2、负责对本单位各股室的档案工作进行指导、监督,对本系统和直属单位的文书处理与档案工作进行指导、监督与检查,解决档案工作中遇到的实际问题。

3、对接收进档案室的档案,要分门别类科学编号,系统排列,定期检查档案保管情况,以防受潮、霉烂和丢失,对破损的档案,要及时进行修补、复制。

4、做好档案的保密工作。对机密档案不得外传,不擅自携带外出以免损失或泄密,提供利用机密档案要请示有关领导批准。

5、负责档案的移交工作,对永久、30年保存的档案在本单位保存十年左右,连同检索工具一并向县档案馆移交,并负责办理移交档案的手续。

6、对档案的收进、移出、保管、利用等情况,要认真进行统计,及时向县档案馆报送。参加本单位档案的鉴定工作,对确无保存价值的档案要造册登记,经领导批准后销毁。

7、负责起草本单位、本系统的档案工作规章制度、归档范围和档案保管期限表等有关档案业务规定,经主管领导批准后实施,使档案工作有章可循,不断提高档案工作水平。      

五、各单位档案专职干部应参加专业技术职务的评聘,享受相应专业职务的待遇。

六、各单位应根据《档案法》规定,对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的个人给予表彰和奖励;对失职、渎职造成档案损失的,要依法追究相应责任。

七、本规范自公布之日起执行。

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